Timemanagement, een trucje…

Geschiedenis
Voormalig Amerikaanse president Dwight Eisenhower gebruikt deze tool om zijn taken te organiseren. Hij wordt als volgt geciteerd: “Wat belangrijk is, is zelden urgent en wat urgent is, is zelden belangrijk.”

“What is important is seldom urgent and what is urgent is seldom important.”

Toepassing
Je kunt de Dringend-Belangrijke Matrix gebruiken op elk moment en is voor iedereen geschikt. Het helpt om stress te verminderen, inzicht te geven in alle activiteiten en prioriteiten waarna je uiteindelijk effectiever met tijd omgaat. Het is een eenvoudig maar krachtig concept, erg makkelijk en direct in je eigen leven toe te passen.

timemanagement

Het idee..

ff2We besteden veel tijd aan het omgaan met onderbrekingen (Kwadrant 3) en afleiding (Kwadrant 4), en besteden niet genoeg tijd aan de doelen en planning (Kwadrant 2). Het resultaat is dat we gestresst en overbelast worden en veel tijd doorbrengen in crisis of fire-fighting mode (Kwadrant 1).

Dringend-Important Matrix Overzicht

Kwadrant 1: Crisis – Dringend en wel belangrijk
Voorbeeld: Je opdracht voor morgen ochtend 8 uur voor je werk/school is nog niet af, het is nu 16:00 en je moet nog boodschappen doen en eten maken, 18:30 heb je een ouderavond gesprek op school van je puber en je moet een afspraak maken met de garage want je auto mankeert iets waardoor hij steeds slechter (en soms bijna niet meer) start.

Kwadrant 2: Goals and Planning – Niet dringend en wel belangrijk
Voorbeeld: Het herzien van prioriteiten en taken, het werken aan grote projecten, werken aan huiswerk en werkstukken, onderhoud van de woning, plannen van huisarts/ tandarts/ dierenarts/ onderhoud van je auto, budgetteren, het betalen van rekeningen, het bouwen / onderhouden van belangrijke relaties op het werk, familie en vrienden, sporten en gezond eten. (Bos bloemen kopen voor je vrouw, ontbijt op bed, spontaan zeggen….. je snapt het)

Kwadrant 3: onderbrekingen – Dringend en niet belangrijk
Voorbeelden: Onbelangrijk telefoontjes / gesprekken en vergaderingen, sommige e-mails, de prioriteiten van andere mensen (!!!).

Kwadrant 4: Afleiding – Niet dringend en niet belangrijk
Voorbeelden: Voortdurend controleren van e-mail, sociale media, overmatig televisie, internet of computer games, zelf-kritische gedachten, piekeren, onnodig discussiëren of roddelen met de buren of vrienden/vriendinnen. Maak keuzes….

dus…..maak het persoonlijk en meetbaar:
– schrijf je activiteiten op, onder elkaar…
– geef elke regel een uniek nummer/letter,
– schrijf achter het onderwerp de geschatte hoeveelheid tijd dat je aan dit onderwerp per dag besteed
– noteer het nummer in het betreffende kwadrant/vlak
– ben eerlijk en oprecht

enige feiten

ffKwadrant 1 – Crises: Mensen die hier de meeste tijd doorbrengen zijn meestal gestresst en voelen zich opgejaagd.

Kwadrant 2 – Doelen en Planning: Mensen die hier de meeste tijd doorbrengen zijn ontspannen en hebben controle over hun leven. Werk en privé is in schijnbaar in balans. Maar dit kan bedriegend zijn, soms staan ze stil weinig motivatie en werk is (bijvoorbeeld) weinig uitdagend.

Kwadrant 3 – Onderbrekingen: Mensen die hier de meeste tijd doorbrengen zijn gefrustreerd, gestresst en voelen alsof ze niets gedaan krijgen. Zeggen altijd ja en kunnen moeilijk (of geen) nee zeggen…..

Kwadrant 4 – Afleiding: Mensen die hier de meeste tijd doorbrengen zijn vaak gedemotiveerd, hebben vaak een laag zelfbeeld en zijn meestal gestrest of gefrustreerd met zichzelf. Wat zijn je prioriteiten? Wat zijn je doelen? Waar ben je geïnspireerd over? Hoeveel plezier heb je buiten het werk?

Je kan alleen maar succesvol zijn als je weet wat belangrijk is. Door vooruit te plannen en te werken aan taken met een hoge prioriteit en minder tijd aan afleiding/onderbrekingen te spenderen. Alleen dan voorkom je crises, en leef je gelukkiger en effectiever.